7 Persiapan Sebelum Mengirim Barang dengan LCL Container

Mengimpor barang dalam jumlah terbatas tidak selalu mengharuskan menyewa satu kontainer penuh. Pelaku usaha dapat menggunakan LCL container (Less than Container Load) ketika volume barang masih relatif kecil atau belum memenuhi kapasitas satu kontainer.

Metode ini sering digunakan oleh pemilik toko online, reseller, distributor, dan bisnis yang sedang mencoba produk baru dari luar negeri.

Barang dari beberapa pengirim akan masuk ke dalam satu kontainer, kemudian perusahaan logistik memisahkan kembali setiap kiriman setelah kontainer tiba di negara tujuan.

Meskipun terlihat praktis, pengiriman LCL tetap membutuhkan persiapan yang matang. Kesalahan pada data barang, ukuran karton, kemasan, atau koordinasi dengan supplier dapat menghambat proses pengiriman.

Oleh karena itu, jangan hanya fokus mencari tarif pengiriman. Perhatikan juga kesiapan barang sebelum supplier mengirimkannya ke gudang konsolidasi.

1. Pastikan Jenis Barang Dapat Diimpor

Hindari hanya menyebut kategori umum seperti aksesori, elektronik, kosmetik, atau perlengkapan rumah.

Berikan nama produk, fungsi, bahan, merek, jumlah, dan foto barang. Informasi yang lengkap membantu tim logistik memeriksa ketentuan pengiriman sejak awal.

Beberapa barang mungkin membutuhkan izin atau dokumen tertentu. Selain itu, terdapat barang yang memiliki batasan pengiriman karena mengandung baterai, cairan, bahan kimia, magnet, atau komponen berisiko.

Jangan mengirim barang ke gudang sebelum memperoleh konfirmasi. Jika barang sudah tiba tetapi ternyata tidak memenuhi ketentuan, Anda mungkin perlu mengurus pengembalian kepada supplier atau mencari metode pengiriman lain.

2. Minta Data Ukuran dan Berat yang Akurat

Dalam pengiriman LCL container, ukuran kemasan sangat memengaruhi perkiraan biaya. Karena itu, Anda perlu meminta supplier memberikan data panjang, lebar, tinggi, berat, dan jumlah karton.

Jangan memakai ukuran produk tanpa kemasan karena hasilnya dapat berbeda jauh dari volume aktual.

Sebagai contoh, sebuah produk mungkin terlihat kecil. Namun, supplier dapat memakai karton besar, pelindung busa tebal, atau peti kayu. Kemasan tersebut akan menambah volume pengiriman.

Perbedaan ukuran juga dapat membuat perkiraan biaya awal berubah. Dengan data yang lebih akurat, Anda dapat menyiapkan anggaran logistik dan menghitung harga jual produk secara lebih tepat.

Pastikan data yang Anda terima mencakup:

• Jumlah karton atau koli

• Ukuran setiap karton

• Berat setiap karton

• Total berat barang

• Jenis kemasan

• Foto barang setelah dikemas

Perusahaan logistik biasanya akan melakukan pengukuran kembali saat barang tiba di gudang. Namun, data awal tetap diperlukan untuk membuat perkiraan biaya dan menentukan metode penanganan barang.

3. Gunakan Kemasan yang Sesuai dengan Karakter Barang

Pengiriman LCL melibatkan proses penerimaan barang, penyimpanan, konsolidasi, pemuatan, pembongkaran, dan pemisahan kiriman. Barang dapat melewati beberapa tahap pemindahan sebelum sampai ke alamat penerima.

Karena itu, kemasan perlu menyesuaikan jenis produk. Jangan hanya mengandalkan karton tipis dari supplier, terutama jika barang mudah pecah, penyok, tergores, atau berubah bentuk.

Untuk barang yang tidak mudah rusak, karton tebal dengan lakban kuat mungkin sudah cukup. Namun, produk yang lebih sensitif dapat membutuhkan bubble wrap, pelindung sudut, foam, pallet, atau peti kayu.

Pastikan tidak ada ruang kosong berlebihan di dalam karton. Ruang kosong membuat produk mudah bergerak dan berbenturan selama perjalanan. Selain itu, hindari kemasan yang terlalu besar karena dapat meningkatkan volume pengiriman.

Kemasan yang baik bukan berarti harus memakai bahan sebanyak mungkin. Tujuannya adalah melindungi produk dengan ukuran yang tetap efisien.

4. Berikan Identitas yang Jelas pada Setiap Karton

Gudang konsolidasi menerima barang dari banyak supplier dan pelanggan. Tanpa identitas yang jelas, petugas gudang akan lebih sulit mengenali pemilik kiriman.

Mintalah supplier mencantumkan kode pelanggan, nama penerima, nomor pesanan, atau tanda pengiriman sesuai petunjuk forwarder. Tempelkan identitas pada bagian karton yang mudah terlihat dan tidak mudah terlepas.

Jika Anda membeli barang dari beberapa supplier, gunakan kode yang berbeda untuk setiap pesanan. Cara ini memudahkan pengecekan ketika barang datang secara bertahap.

Sebagai contoh, Anda dapat membuat kode seperti:

• Nama pelanggan

• Kode supplier

• Nomor urut karton

• Jumlah total karton

Penulisan “1 dari 10”, “2 dari 10”, dan seterusnya membantu tim gudang mengetahui apakah seluruh kiriman sudah tiba.

Prosedur penerimaan barang dan penggunaan kode pelanggan penting untuk mengurangi risiko barang tertukar saat masuk ke gudang konsolidasi.

5. Cocokkan Barang dengan Invoice dan Packing List

Invoice dan packing list membantu pihak logistik memeriksa isi pengiriman. Karena itu, pastikan dokumen tersebut sesuai dengan barang yang supplier kirim.

Invoice biasanya memuat nama barang, jumlah, harga, serta informasi penjual dan pembeli. Sementara itu, packing list memuat rincian kemasan, jumlah karton, berat, ukuran, dan isi setiap paket.

Periksa kembali beberapa informasi berikut:

• Nama barang tidak terlalu umum

• Jumlah produk sesuai pesanan

• Jumlah karton sesuai kondisi aktual

• Berat dan ukuran sudah diperbarui

• Data penerima sudah benar

• Nilai barang sesuai dokumen transaksi

Ketidaksesuaian data dapat menimbulkan pertanyaan saat proses pengecekan. Oleh sebab itu, selesaikan revisi dokumen sebelum barang meninggalkan lokasi supplier.

Invoice dan packing list termasuk dokumen utama yang perlu disiapkan dalam pengiriman internasional.

6. Jangan Mengirim Barang Tanpa Konfirmasi Gudang

Setelah memperoleh alamat gudang, jangan langsung meneruskannya kepada supplier tanpa memahami prosedur penerimaan barang.

Tanyakan jam operasional, nama penerima, format label, nomor yang perlu supplier hubungi, serta aturan pengiriman ke gudang. Pastikan supplier juga memberikan nomor resi pengiriman domestik setelah barang berangkat.

Nomor resi membantu Anda dan tim logistik melacak perjalanan barang dari lokasi supplier menuju gudang konsolidasi. Ketika sistem kurir menunjukkan barang sudah diterima, informasikan nomor tersebut kepada forwarder agar tim dapat melakukan pengecekan.

Jika Anda memakai beberapa supplier, buat catatan sederhana yang memuat:

• Nama supplier

• Nama produk

• Jumlah karton

• Nomor resi

• Tanggal pengiriman

• Status penerimaan gudang

Catatan tersebut akan membantu Anda mengetahui barang mana yang sudah tiba dan barang mana yang masih berada dalam perjalanan.

7. Hitung Seluruh Biaya Sebelum Menentukan Harga Jual

Harga produk dari supplier bukan satu-satunya biaya dalam kegiatan impor. Anda juga perlu mempertimbangkan biaya pengiriman lokal di negara asal, kemasan tambahan, pengiriman internasional, penanganan barang, serta distribusi ke alamat akhir.

Jika Anda hanya memasukkan harga beli, margin keuntungan yang terlihat besar dapat berkurang setelah barang tiba.

Hitung biaya berdasarkan total modal yang benar-benar Anda keluarkan. Kemudian, bagi total biaya tersebut dengan jumlah produk yang dapat dijual.

Sebagai gambaran sederhana:

Total modal barang dan pengiriman ÷ jumlah produk layak jual = biaya pokok per produk

Masukkan juga cadangan untuk barang rusak, selisih jumlah, biaya penyimpanan, pemasaran, dan biaya operasional lainnya. Dengan perhitungan yang realistis, Anda dapat menetapkan harga jual tanpa merusak margin keuntungan.

LCL container cocok untuk pengadaan barang secara bertahap karena perusahaan dapat mengirim muatan dalam jumlah terbatas tanpa harus memenuhi kapasitas satu kontainer penuh. Namun, pemilik usaha tetap perlu menghitung seluruh komponen biaya agar metode tersebut benar-benar sesuai dengan kondisi bisnis.

Kesalahan yang Sering Terjadi Sebelum Barang Dikirim

Banyak kendala sebenarnya muncul sebelum barang masuk ke jalur pengiriman internasional. Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah supplier mengirim produk tanpa label yang sesuai.

Kesalahan lainnya meliputi data ukuran yang belum diperbarui, kemasan terlalu tipis, deskripsi barang tidak lengkap, dan jumlah karton yang berbeda dari packing list.

Ada juga importir yang baru menginformasikan jenis barang setelah produk tiba di gudang. Kondisi ini dapat menyulitkan proses jika barang ternyata membutuhkan penanganan atau ketentuan khusus.

Untuk menghindari masalah tersebut, lakukan komunikasi sejak tahap pemesanan. Jangan menunggu supplier menyelesaikan produksi untuk membahas metode pengiriman.

Komunikasi Menjadi Kunci Pengiriman yang Lebih Terarah

Pengiriman LCL container melibatkan importir, supplier, kurir domestik, gudang konsolidasi, perusahaan logistik, dan pihak lain dalam rantai pengiriman. Setiap pihak membutuhkan informasi yang sama agar proses berjalan lancar.

Simpan invoice, packing list, foto barang, data ukuran, nomor resi, dan bukti komunikasi dalam satu folder. Dengan begitu, Anda dapat menemukan dokumen dengan cepat saat tim logistik membutuhkannya.

Selain itu, pilih penyedia jasa pengiriman yang mudah dihubungi dan mau memeriksa data barang sebelum supplier mengirim pesanan.

Dukungan sejak awal dapat membantu Anda menghindari kesalahan yang baru terlihat setelah barang masuk gudang.

Persiapkan Pengiriman Bersama Partner Logistik yang Tepat

Persiapan yang baik dapat mengurangi risiko keterlambatan, kesalahan data, dan perubahan biaya yang tidak terduga. Mulailah dengan memeriksa jenis barang, meminta ukuran aktual, menyiapkan kemasan, memberi label pada setiap karton, serta mencocokkan dokumen.

Bagi Anda yang berencana mengimpor barang dari China, Blastindo Cargo menyediakan layanan pengiriman LCL melalui jalur laut dan udara, layanan import door to door, FCL, jasa belanja, serta transfer RMB.

Anda dapat berkonsultasi lebih dahulu mengenai jenis barang, volume, lokasi supplier, dan kebutuhan pengiriman. Dengan informasi yang lengkap sejak awal, tim dapat membantu menentukan proses yang lebih sesuai sehingga Anda tidak perlu mengambil keputusan hanya berdasarkan perkiraan.